Dicas de Produtividade Móvel

Hoje escrevi lá o blog da Garota Sem Fio sobre algumas dicas de produtividade e acho que ficou legal o que escrevi, então resolvi postar aqui o comentário que fiz lá. Acho que essas dicas podem ajudar muitas pessoas que procuram ser mais produtivas.

A minha dica de produtividade funciona na base do planejamento prévio das ações, funcionando da seguinte forma:

1- Fazer um brainstorm de todos os compromissos e tarefas que terei na semana que se iniciará, para organizar as idéias utilizo um mind map feito em papel, que fica fixado no meu mural. Já falei desse planejamento aqui

2- Todo o resultado do mind map (compromissos e tarefas) é organizado na agenda do meu N78.

3- Quando olho pra agenda do N78 consigo visualizar possíveis lacunas no tempo, podendo assim utilizar esse tempo para a próxima tarefa útil ou compromisso mais urgente se houver a possibilidade de adiar, exemplo: se hoje tenho 3 horas livres adio a construção de uma apresentação que programei para amanhã, fazendo com que amanhã eu tenha mais tempo livre. Acredito que adiantar hoje o trabalho conturbado de amanhã é a melhora forma de não acumular trabalho, pois já me vi em dias que dei aulas (sou professor) das 8h às 22h30 e nesses casos se não houver planejamento na construção do material das aulas BEM antecipado a chance de falhar é grande, afinal são 3 matérias distintas.

4- De nada adianta criar uma agenda que favoreça apenas o lado profissional, temos que incluir um tempo para nos cuidar como pessoa, para relaxar e ter cuidados com a saúde. Se nos focamos apenas em trabalho a chance de sabotarmos nossa agenda por tédio é grande. Para se trabalhar com qualidade, primeiro precisamos nos sentir bem como pessoa, isso é inegociável.

5- Também controlo a minha alimentação e sono utilizando o meu N78, mais precisamente utilizando o aplicativo Wellness Diary, onde registro: se tive uma alimentação saudável, se fiz exercícios físicos, quantas horas dormi, etc... Tudo isso eu posso comparar via gráficos que o programa me gera e ver os dias que fui irresponsável com minha saúde.

No final eu tenho compromissos e tarefas organizadas, trabalho adiantado, qualidade de vida e saúde, tudo isso por uma boa organização e muito planejamento, utilizando é claro o auxílio de dispositivos móveis.

Planejamento Semanal

Uma das frases que mais digo ultimamente é "Quem tem tempo livre hoje em dia? ninguém", é incrivel como cada dia que passa nos vemos mais e mais atarefados, parece que o dia está mais curto, não é mesmo? mas na verdade somos nós que estamos cada dia mais atarefados.

Com a minha migração de um PDA com Palm Os para um Smartphone com Symbian, foram necessárias certas adaptações, que vou descrever na próxima postagem, onde vou escrever um Review do meu Nokia N78 e falar como ele vem me ajudando no meu dia-a-dia.

Nesse post vou falar um pouco sobre o que venho fazendo para administrar minha agenda e tarefas, é um post curto mas que apresenta algumas dicas legais.

O N78 se encarrega de organizar meus compromissos e tarefas, isso é fantástico, ter minha agenda sempre comigo me faz manter-me informado e organizado, mas além disso, passei a planejar minha semana  fazendo um Mind Map semanal (Mind Map é uma técnica de mapeamento mental, onde você organiza suas idéias através de uma ilustração gráfica, trabalhando com cores que linkam assuntos entre si) com tudo o que tenho que fazer, e conforme vou lançando compromissos e tarefas na minha agenda, vou fazendo o mesmo no Mind Map, ele fica fixado na parede do meu quarto, permitindo a visualização constante da minha semana.

No Mind Map semanal eu não só coloco os meus compromissos profissionais, como também coisas que preciso fazer no dia ou comprar, por exemplo, se vou trabalhar no centro, aproveito esse dia também para comprar algo que preciso por lá.

Para se ter uma boa rentabilidade e desempenho de trabalho é necessário que você não só se organize, através de uma agenda e de um Mind Map, mas que você tente fazer o máximo possível de coisas hoje, deixando o amanhã o mais livre possível, se você conseguir fazer isso verá que aos poucos o seu rítimo de vida vai ficando mais equilibrado e você vai deixar de ficar atrasado com o cumprimento de suas tarefas. O que acontece é que quando nos vemos em um furacão de coisas a se fazer acabamos nos matando dia a dia para colocar tudo em ordem, mas quando você consegue se organizar tudo flui mais tranqüilo e isso é maravilhoso.

Espero que tenham gostado da dica de repassar seus compromissos semanais através de um Mind Map.

Até o próximo Tecnopost!

Customizando seu tempo (final)

Como prometido a saideira dos posts Customizando seu tempo, nesse post falaremos de agendas, esses tão importantes itens na vida dos seres humanos... Quem quer ter uma vida organizada de verdade e não quer deixar de cumprir nenhum compromisso, necessita, eu disse NECESSITA de uma agenda, não importa se você tem memoria boa ou ruim, a questão não é o esquecimento em si dos compromissos, mas o agendamento de data e hora para cumprimento das tarefas, não deixando assim tempo para as coisas acumularem, selecionei três tipos de agenda, as FiloFax, de papel, o Agendus, para dispositivos móveis, e o Outlook para Desktops ou Notebooks.

As FiloFax são aquelas agendas bonitinhas que mais parecem artigo de luxo de empresários, mas que são muito uteis e cumprem o que prometem, que é a organização pessoal. Uma vez comprada uma FiloFax você a tem por muito tempo, afinal quando acabarem as folhas é só comprar um novo refil, não precisando fazer todo o investimento inicial novamente, as sessões dessa agenda são separadas por categoria, possibitando ir direto ao ponto que deseja, não precisando ficar vasculhando paginas e paginas como as agendas comuns. As FiloFax são uma ótima opção para quem não deseja investir em um dispositivo móvel. Esses dias fui ao Shop. Dom Pedro em Campinas e entrei em uma papelaria, de cara vi uma agenda muito parecida com uma FiloFax, porém de outra marca e com a metade do preço, o que é ótimo, pois o preço das Fil são um tanto salgado.

Agenda FiloFax

Se você tem um dispositivo móvel, seja ele com Palm OS ou Windows Mobile, poderá desfrutar, na minha opnião, da melhor agenda que existe, o programinha Agendus, a revolução da agenda do seu PDA, ele substitui os programas nativos DateBook, Memo, Contacts e To Do! do seu Palm, com funções mais avançadas e pemite que você organize toda sua vida utilizando o mesmo software. O legal do agendus é que você pode visualizar sua agenda de forma diaria, semanal, mensal e anual, ainda pode vincular o compromisso a algum contato da sua agenda, permite que você coloque icones para os itens do compromisso, e possui uma função muito legal para definir seus compromisso, que é a definição de comprimissos completos, cancelados ou incompletos, tornando mais pratica a organização dos cumprimentos e não cumprimentos de compromissos. Os contatos são mais facilmente localizados, que o programa nativo, sendo separados por abas como nas agendas telefonicas convencionais, e também podem ser buscados pelo recurso pesquisa. As tarefas possuem uma categoria a parte e não possui nada inovador em relação ao To Do! nativo do Palm, já o Memo por sua vez ganha uma interface colorida e com icones, podendo vincular uma fotografia, o que é ótimo para anotações.

Vou falar um pouco sobre o modo como utilizo minha agenda, eu tenho um Palm com Palm Os e utilizo o Agendus Standard 12.04, não gosto de visualizações diarias ou mensais, a minha preferencia é por visualização semanal, pois me permite ver tudo o que tenho que fazer na semana e se tenho a possibilidade de adiantar algum compromisso ou tarefa, ficando assim menos atolado no cumprimento dos mesmos, trabalho muito com cores, deixo os itens vermelhos para compromissos que não tem possibilidade de alteração, os itens verdes para compromissos que podem ser alterados, os itens azuis para lembretes de data e os itens rosas para compromissos que podem ser cumpridos ou não, dependendo do meu humor ou disposição.

O legal do Agendus é que você pode alterar as cores do programa, não ficando assim enfadado de sempre olhar pra mesma tela com a mesma cor pelo resto de seus dias, é inacreditavel como quando você muda as cores do programa, por mais simples que isso pareça ser, te dá a sensação de algo diferente.

Exemplo de telas do Agendus

Se você tem um Desktop ou Notebook, e não precisa estar com sua agenda a todo momento, a minha dica é que utilizem a agenda e tarefas do próprio Outlook do Microsoft Office, sua composição é bastante simples, porém funcional, você insere memos, compromissos e tarefas, adicionando alarme, ou não, e visualiza tudo no momento que abre seu outlook e visualiza a tela Hoje, ficando assim centrado em um unico lugar, sua agenda e seu gerenciador de e-mails. Para quem tem um Desktop com Linux a dica é o programa Evolution, muito parecido com o Outlook do Windows.

Tela Hoje do Microsoft Outlook

Para quem procura um serviço on-line, além do comentado anteriormente Remember The Milk para tarefas, posso sugerir o Google Agenda para compromissos, ele possui visualizações diarias, para 4 dias, semanal e mensal, assim se você está sempre conectado a internet, essa pode ser sua escolha.

Espero que minhas dicas sejam uteis a todos, duvidas, sugestões e comentários são muito bem vindos, sejam aqui no blog ou no e-mail cristianoborges86@bol.com.br.

Até o próximo tecnopost!

Customizando seu tempo (parte 2)

Que correria essa vida moderna, acabo por não ter tempo pra nada, esse semestre na faculdade está bastante corrido e acabo ficando sem tempo pra postar aqui com a frequencia que desejo, mas o que importa é postar, hoje vou falar sobre a parte dois do post "Customizando seu tempo", no post anterior vimos como criar um check-list e hoje vamos aprender um pouco sobre gerenciamento de tarefas...

Alguns anos atrás eu customizava minhas tarefas de forma inusitada, eu escrevia tudo o que tinha que fazer no dia em pequenos papeis e os colocava do lado esquerdo da mesa, conforme ia concluindo as tarefas eu ia passando os papéis para o lado direto, porém o tempo foi passando e tudo se modernizando foi quando resolvi que poderia fazer isso no computador, eu baixei um programa da 3M, o Post-It virtual, isso mesmo, uma versão pra computador dos famosos Post-It, você cria os Post-It e cola em qualquer lugar do papel de parede, simples e funcional, porém eu trabalho e entrei na faculdade e comecei a passar o dia todo longe do meu computador, foi quando comprei um PDA, um Sony Clié TJ 27, um PDA básico e sem muitas funções, quem usa um PDA com Palm OS conhece o To Do, que nada mais é que um gerenciador de tarefas nativo da Palm, sua interface é simples e você adiciona suas tarefas e conforme vai concluindo suas tarefas você assinala o item, até ai não é novidade para os usuários de Palm, porém a forma de gerenciar suas tarefas pode ficar mais objetiva ainda, vejam o meu caso, tenho tarefas para realizar e estou sempre em movimento, pois vou pra faculdade, pro trabalho, enfim estou sempre em movimento e para organizar minhas tarefas, aprendi com a Garota Sem Fio a facilitar o gerenciamento de tarefas pelo local que você está, então eu criei categorias de tarefa no meu To Do, as categorias que criei foram: no trabalho, em casa, na rua, no pc, na faculdade, no telefone, no pda... Quando chego por exemplo na faculdade visualizo apenas a categoria NA FACULDADE e procuro realizar tudo o que tenho pra fazer nessa categoria, isso facilitou a minha vida, eu consigo ser muito mais produtivo, além de não deixar mais nada pra trás.

Meu Desktop com software Post-It da 3M

Meu PDA com o To Do

Se você não tem um PDA não precisa se preocupar, são muitas as opções, inclusive você utilizar o seu próprio celular para isso, quase todos os celulares de uns anos pra cá vem com funções PIM que são agendas, gerenciador de tarefas, calendário, entre outras aplicações simples, se o seu celular tiver essa função através do PIM Lista de Tarefas você consegue adicionar itens, porém não consegue classifica-los por categoria, mas você pode selecionar a prioridade, se ela é de alta ou baixa prioridade, e selecionar a data e hora limite para conclusão da tarefa, quando essa data e hora chegar seu celular desperta com uma mensagem na tela dizendo a tarefa a ser cumprida, uma alternativa bastante simples e funcional, porque não dizer pratica, já que muitos tem essas funções no celular e ficam inutilizadas, procure no manual do seu aparelho para ver se ele possui essa função.

Tela do meu celular com PIM Tarefa

Se você procura um organizador de tarefas on-line para poder acessar em qualquer lugar, inclusive do browser do seu celular ou smartphone, eu recomendo o Remember The Milk, uma aplicação gratuita e bastante inteligente, você pode adicionar novas tarefas por e-mail, por messenger, twitter, e diversas outras formas, além disso ele sincroniza com diversos outros serviços como por exemplo o Google Calendar, se você tem acesso a internet o tempo todo essa é uma opção extremamente recomendável.

Remember The Milk

Espero que possam aproveitar as dicas de gerenciamento de tarefas e consigam ser mais produtivos no dia-a-dia, conseguindo realizar todas as tarefas dentro do prazo e da melhor forma.

Agora preciso correr porque o tempo passa voando, no próximo tecnopost irei falar de gerenciamento de agendas.

Até o próximo tecnopost!

Customizando seu tempo (parte 1)

Minha vida está mais corrida que nunca, ando com muitos compromissos, até por isso dei uma sumida do blog, e com esse ritimo de vida agitado para conseguir realizar todas as tarefas, tive que planejar estratégias para organizar meu tempo e conseguir organizar a minha vida, eu trabalho e faço faculdade, logo tenho uma vida super agitada, hoje em dia é cada vez mais comum as pessoas não terem tempo pra nada, mas saibam que existem técnicas para que você possa ser mais produtivo e conseguir cumprir todas as suas tarefas, vou compartilhar aqui com vocês todas as ferramentas que utilizo para customizar o meu tempo e delegar funções.

Diversas ferramentas e plataformas podem te ajudar de forma simples a ser mais produtivo, o objetivo aqui é aproveitar ao maximo os equipamentos que vocês possam ter ou que sejam investimentos de baixo custo, no mercado podemos encontrar milhares aquipamentos com mais de mil funções mas vamos começar com o basico para que todos possam ter acesso.

Nos próximos posts irei falar sobre temas muito legais, vou falar sobre Check-Lists, agendas, tarefas e outras ferramentas de customização do tempo.

Vamos começar a falar dos Check-List que podem mudar toda a sua vida, para que não conhece os Check-List eles são listas de tarefas que você precisa fazer todos os dias, onde muitas vezes pode esquecer de algum detalhe, grandes empresas hoje utilizam do Check-List em todos os seus setores, é melhor para a empresa que terá a certeza de que os funcionários estarão fazendo todos os processos e também é melhor para o funcionário que não precisa pensar no que precisa fazer a todo momento, é só olhar para o Check-List e seguir a ordem. Para quem não sabe eu sou estudante de Hotelaria e com a faculdade aprendi muitos métodos de eficiencia e satisfação, o Check-List vem se mostrando na pratica uma ótima opção.

Quando repetimos todos os dias as mesmas coisas começamos a não prestar mais atenção naquilo que estamos fazendo, vira algo automatico e justamente por essa falta de atenção que podemos esquecer de coisas importantes.

Você pode criar Check-Lists profissionais ou pessoais, vamos usar exemplo um Check-List que criei para minha empresa:

Check-List de Abertura

1. 
   
   
   
   Acender as luzes
   
   
   
   
   
2. 
   
   
   
   Desligar o painel luminoso
   
   
   
   
   
3. 
   
   
   
   Ligar o som ambiente
   
   
   
   
   
4. 
   
   
   
   Arrumar o balcão
   
   
   
   
   
5. 
   
   
   
   Verificar os impressos
   
   
   
   
   
6. 
   
   
   
   Organizar a mesa
   
   
   
   
   
7. 
   
   
   
   Ligar o computador
   
   
   
   
   
8. 
   
   
   
   Fazer abertura de caixa
   
   
   
   
   
9. 
   
   
   
   Conferir o fundo de caixa
   
   
   
   
   
10. 
    
    
    
    Pendurar os banners
    
    
    
    
    
11. 
    
    
    
    Verificar a bateria do telefone
    
    
    
    
    
12. 
    
    
    
    Olhar a agenda do dia
    
    
    
    
    
13. 
    
    
    
    Separar as contas a serem pagas no dia
    
    
    
    
    

Check-List de Fechamento

1. 
   
   
   
   Fazer o fechamento de caixa
   
   
   
   
   
2. 
   
   
   
   Lançar os valores de receita e despesa no balanço diario
   
   
   
   
   
3. 
   
   
   
   Separar o fundo de caixa
   
   
   
   
   
4. 
   
   
   
   Fazer o fechamento das maquinas de cartão de crédito
   
   
   
   
   
5. 
   
   
   
   Ligar o painel luminoso
   
   
   
   
   
6. 
   
   
   
   Recolher banners
   
   
   
   
   
7. 
   
   
   
   Desligar o computador
   
   
   
   
   
8. 
   
   
   
   Desligar o som ambiente
   
   
   
   
   
9. 
   
   
   
   Apagar as luzes
   
   
   
   
   
10. 
    
    
    
    Colocar o lixo na lixeira
    
    
    
    
    
11. 
    
    
    
    Trancar as portas
    
    
    
    
    

São coisas que podem parecer simples, mas que muitas vezes esquecemos de um detalhe bobo que pode comprometer todo o processo.

Vou ficando por aqui, nos próximos posts mais ferramentas para customizar o seu tempo!

Até o próximo Tecnopost!